Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Konstrukcja ta ma charakter szeroki, jednak nie obejmuje wszystkich wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę.
Aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, musi spełniać łącznie trzy podstawowe warunki. Po pierwsze, powinien pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z prowadzoną działalnością gospodarczą, przy czym związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni. Po drugie, wydatek musi być właściwie udokumentowany – co wynika z przepisów o rachunkowości oraz Ordynacji podatkowej. Po trzecie, nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, określonym w art. 23 ustawy o PIT.
W praktyce szczególne znaczenie ma wykazanie gospodarczego uzasadnienia wydatku oraz jego realnego wpływu na działalność przedsiębiorcy, gdyż to na podatniku spoczywa ciężar dowodu w tym zakresie.
K.C