Wynajmowanie mieszkania wiąże się nie tylko z możliwością osiągania regularnych dochodów, ale także z ryzykiem problemów z lokatorami. Brak terminowych płatności, dewastacja lokalu, a przede wszystkim trudności z eksmisją nieuczciwego najemcy, to bolączki, z którymi zmaga się wielu właścicieli. W odpowiedzi na te zagrożenia ustawodawca przewidział dwie szczególne formy umów najmu: najem okazjonalny oraz najem instytucjonalny. Każda z tych form ma na celu ochronę właściciela lokalu mieszkalnego i zapewnienie mu skutecznych mechanizmów dochodzenia swoich praw.
Najem okazjonalny został wprowadzony ustawą z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów. Z rozwiązania tego mogą skorzystać osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. Umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zawiera się ją na czas oznaczony, przy czym okres trwania nie może przekraczać dziesięciu lat. Co wyróżnia najem okazjonalny, to dodatkowe zabezpieczenie w postaci oświadczenia najemcy złożonego przed notariuszem. W oświadczeniu tym najemca poddaje się egzekucji oraz zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu w terminie wskazanym w pisemnym żądaniu wynajmującego. Warunkiem skuteczności takiego zabezpieczenia jest wskazanie przez najemcę innego lokalu, do którego będzie mógł się wyprowadzić w razie egzekucji oraz uzyskanie zgody właściciela tego lokalu na przyjęcie najemcy. Obowiązkiem wynajmującego jest natomiast zgłoszenie zawartej umowy do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu. Dodatkowo, wynajmujący musi przekazać najemcy świadectwo charakterystyki energetycznej lokalu.
Najem okazjonalny daje właścicielowi mieszkania realne narzędzie umożliwiające szybką eksmisję nieuczciwego lokatora. W sytuacji, gdy najemca przestaje płacić czynsz lub łamie postanowienia umowy, wynajmujący może skorzystać z uproszczonej ścieżki sądowej, prowadzącej do eksmisji bez konieczności przeprowadzania długotrwałego procesu. Jest to rozwiązanie, które znacząco zmniejsza ryzyko związane z wynajmem prywatnym i umożliwia skuteczną ochronę własności.
Drugą formą zabezpieczenia interesów właściciela mieszkania jest najem instytucjonalny, wprowadzony do porządku prawnego ustawą z dnia 20 lipca 2017 roku. To rozwiązanie przeznaczone jest dla osób fizycznych, osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, które prowadzą działalność gospodarczą polegającą na wynajmowaniu lokali mieszkalnych. Podobnie jak w przypadku najmu okazjonalnego, umowa musi być zawarta w formie pisemnej i na czas oznaczony. Różnicą jest jednak brak ograniczenia długości trwania umowy – może być ona zawarta na dowolny okres.
W ramach najmu instytucjonalnego również wymagane jest oświadczenie najemcy sporządzone w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się on egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania lokalu w terminie określonym w żądaniu właściciela. Oświadczenie to zawiera także potwierdzenie, że najemcy nie przysługuje prawo do najmu socjalnego ani tymczasowego pomieszczenia w razie konieczności wykonania eksmisji. W przeciwieństwie do najmu okazjonalnego, najem instytucjonalny nie wymaga wskazywania przez najemcę lokalu zastępczego ani uzyskiwania zgody właściciela takiego lokalu. Jest to istotne uproszczenie, które znacząco ułatwia zawieranie umów na większą skalę, zwłaszcza w działalności deweloperów i firm wynajmujących mieszkania komercyjnie.
Koszt sporządzenia notarialnego oświadczenia najemcy, zarówno w przypadku najmu okazjonalnego, jak i instytucjonalnego, nie może przekroczyć jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jest to wydatek jednorazowy, który przy właściwym sformułowaniu umowy może zapewnić właścicielowi nieruchomości spokój i bezpieczeństwo przez cały okres trwania najmu.
Oba modele najmu mają ten sam cel – zapewnienie właścicielowi skutecznych narzędzi do egzekwowania swoich praw, w szczególności prawa do odzyskania lokalu w razie konieczności jego opróżnienia. Wybór odpowiedniego rodzaju umowy powinien być uzależniony przede wszystkim od statusu wynajmującego. Osoby prywatne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, powinny korzystać z najmu okazjonalnego, natomiast podmioty prowadzące działalność w zakresie wynajmu lokali – z najmu instytucjonalnego.
Obie formy umów zapewniają właścicielowi znacznie większą ochronę niż tradycyjna umowa najmu. Dzięki możliwości uzyskania tytułu wykonawczego bez konieczności prowadzenia pełnego procesu sądowego, właściciel zyskuje realne narzędzie do rozwiązania sporu z niesolidnym najemcą. W praktyce oznacza to znaczne ograniczenie ryzyka, jakie wiąże się z wynajmem nieruchomości, zwłaszcza w świetle obecnych przepisów chroniących lokatorów.
Zawarcie odpowiednio skonstruowanej umowy najmu okazjonalnego lub instytucjonalnego pozwala właścicielowi mieszkania nie tylko zabezpieczyć swoje prawa, ale też świadomie zarządzać ryzykiem i uniknąć wielu problemów, które mogą pojawić się na etapie zakończenia stosunku najmu. Warto zatem przed rozpoczęciem wynajmu skonsultować się z prawnikiem lub notariuszem, którzy pomogą przygotować prawidłową umowę, zawierającą wszystkie wymagane elementy i dostosowaną do konkretnej sytuacji.